Compras digitais - Vantagens

Um estudo realizado pela McKinsey and Company refere que 60% dos procedimentos envolvidos no processo "source to pay" são potencialmente automatizados e utilizam tecnologia atual. Esses procedimentos vão desde o processamento de pedidos e faturas, até à seleção de fornecedores e gestão de desempenho.

De seguida encontra-se um resumo de algumas das principais vantagens da digitalização do processo de aquisição/compras. Mas, em primeiro lugar, são mencionados os principais problemas.

Desafios comuns na aquisição/compras

• Risco de fornecimento: Ste é um dos maiores desafios que são enfrentados. Os mais comuns são a qualidade, fraudes, conformidade e riscos de entrega, desafios esses que podem manter ocupada a pessoa responsável ao tentar encontrar um fornecedor de alta qualidade para a sua empresa. Identificar o fornecedor certo, e acompanhar o seu desempenho, é um processo demorado e está relacionado com aspectos relevantes, tais como: a qualidade dos produtos, a estabilidade do fornecimento, o melhor preço e o prazo de entrega.
• Erros nos pedidos: Esta pode ser uma situação bastante comum em qualquer departamento de compras, e que pode conduzir a grandes problemas dependendo de como o fornecedor lida com a situação, ou vice-versa. Alguns erros mais comuns são, por exemplo, o preenchimento errado da encomenda, leitura errada do pedido, produto errado ou especificações incorretas, preço errado, etc.
• Má organização: Accessing important information could be a problem when there is a chaotic data management, making it harder to clearly identify the relevant information. Thus, the decision-making process takes longer and many resources are wasted to finally get the job properly done.
• Gastos descontrolados: Os gastos não controlados podem, em última análise, sair bastante caros às empresas. Os recursos podem ser utilizados de forma não apropriada. Este problema pode surgir no seguimento de funcionários tirarem partido da sua posição para fins pessoais. Porém, não está apenas associado à utilização injustificada de capital, mas também à compra de material ao mesmo fornecedor a um preço mais elevado, quando existem outros fornecedores disponíveis.

A digitalização acrescenta valor às compras

• Padronização. Processos mais padronizados, e fluxos de trabalho bem definidos garantem a mitigação de riscos associados a fornecedores tais como fraudes, conformidade, etc. Além disso, a padronização pode também evitar a compra indevida, que acontece quando o profissional de compras adquire produtos fora dos canais definidos pela empresa.
• Produtividade. Os profissionais de compras poderiam encomendar directamente através de sistemas de encomenda online sem perder tempo no processamento de encomendas, papelada adicional, e comunicação com os fornecedores. De acordo com McKinsey and Company, a maioria das organizações gasta entre 3 a 4% em custos de transação, e ineficiências do processo. A digitalização melhora a eficiência, acelera os processos, e reduz os erros devido à automatização. O aumento da eficiência permite que profissionais de compras se concentrem mais em tarefas estratégicas, como a análise de gastos.
• Transparência. A transformação de analógico para digital permite uma melhor organização dos processos, definindo e estruturando a informação requerida em cada um deles. Esta mudança no processo de compras aumenta a visibilidade das transações, permitindo a transparência dos pedidos processados, e dos produtos adquiridos. A partir de um gasto mais visível na empresa, é mais fácil de identificar novas oportunidades de poupança, fazer cumprir os contratos, e garantir que todos na empresa estejam a pagar o menor preço disponível.
• Redução de custos. A digitalização do processo de aquisição elimina a burocracia, elimina as redundâncias, e encurta a cadeia de comunicação. Além disso, os custos podem ser reduzidos através da análise dos mesmos ao permitir que os profissionais de compras possam encontrar tendências que levem à otimização dos gastos.

Conclusão

Em resumo, a digitalização ajuda as empresas a melhorar a acessibilidade, facilita uma melhor troca de informações, promove a normalização, aumenta a transparência, liberta mais tempo e, em última análise, gera crescimento e reduz custos. A realização de um plano de digitalização adequado permite aos profissionais ter acesso a toda a informação em formato digital em qualquer lugar, garantindo um processo de tomada de decisão mais rápido e mais eficaz, e reduzindo o risco associado ao processo. Numa pesquisa realizada pela McKinsey and Company, os departamentos de compras que implementam a digitalização esperam um aumento de 40% na economia anual, 30% a 50% menos tempo gasto em “sourcing transacional” e uma redução de 50% no valor de estanqueidade.

Os gerentes precisam de entender o seu negócio e identificar as principais ferramentas digitais que lhes vai permitir ganhar vantagem competitiva, e mantê-los distantes do seus concorrentes.

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