Ventajas de la digitalización en el proceso de compra

A continuación se resumen algunas de las ventajas de la digitalización del proceso de compra. Pero primero, mencionaremos los principales problemas que este proceso enfrenta.

Retos comunes en la compra de materias primas

• Riesgo relacionado con el suministro

El riesgo de suministro es uno de los mayores desafíos que enfrenta el abastecimiento de materias primas. Los riesgos más comunes están relacionados con la calidad, los fraudes y el cumplimiento. Estos retos pueden mantener muy ocupado al responsable de las compras tratando de identificar un proveedor que cumpla las expectativas de la empresa. Identificar al proveedor correcto y hacer un seguimiento de su desempeño requiere mucho tiempo y está relacionado con algunos riesgos, como la calidad de los productos, el suministro estable, el mejor precio y la velocidad de entrega.

• Errores con los pedidos

Este puede ser un error muy común en cualquier departamento de compras que puede no conducir a problemas graves de acuerdo con la forma en que el proveedor maneja la situación o viceversa. Algunos errores comunes son: completar mal el pedido, leer mal la solicitud, especificaciones incorrectas del producto, precio incorrecto, etc.

• Organización deficiente

El acceso a información relevante podría ser un problema cuando existe un sistema de administración de datos caótico, dificultando la clara identificación de la información cuando se es requerida dificultando la toma de decisiones y la conclusión del trabajo.

• No control de gastos

Los gastos incontrolados pueden ser costosos para las empresas. Los recursos de la empresa se pueden utilizar de forma no asignada. Este problema podría surgir de empleados que están aprovechando su posición para fines personales. Este problema no solo está asociado con el uso injustificado de capital, sino también con la compra al mismo proveedor a un precio más alto en relación a otros proveedores bajo las mismas condiciones.

La digitalización agrega valor al proceso de compra

• Estandarización

Un proceso más estandarizado y un flujo de trabajo bien definido aseguran una mitigación de los riesgos asociados con los proveedores tales como fraudes, cumplimiento, etc.

• Productividad

Los profesionales de compras pueden realizar pedidos directamente a través de un sistema de pedidos en línea sin perder tiempo en el procesamiento de pedidos, papeleo y comunicación con los proveedores. De este modo, la digitalización mejora la eficiencia, acelera los procesos y reduce los errores gracias a la automatización del proceso. El aumento de la eficiencia permite que el equipo de compras se centre en tareas estratégicas como el análisis de gastos.

• Transparencia

El cambio del trabajo análogo al digital permite una mejor organización de los procesos, definiendo y estructurando la información requerida en cada uno de ellos. Este cambio en el proceso de compra aumenta la visibilidad de las transacciones permitiendo la transparencia en los pedidos procesados y los productos comprados. A través de un gasto más visible en la compañía, es más fácil identificar nuevas oportunidades de ahorro, hacer cumplir los contratos y asegurar que estén pagando el precio más bajo disponible.

• Reducción de costos

La digitalización del proceso de compra elimina el papeleo, elimina los despidos y acorta la cadena de comunicaciones. Además, los costos pueden reducirse mediante la integración de análisis de información que permiten a los profesionales de compras encontrar tendencias que podrían llevar a optimizar sus gastos.

Conclusión

En resumen, la digitalización ayuda a las empresas a mejorar la accesibilidad, facilitar un mejor intercambio de información, promover la estandarización, aumentar la transparencia, ahorrar más tiempo y, finalmente crecer al mismo tiempo que reduce los costos. Llevar a cabo un plan de digitalización adecuado, permite a los profesionales tener acceso a toda la información en formato digital en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, lo que garantiza un proceso de toma de decisiones más rápido y efectivo, al tiempo que reduce el riesgo asociado con el proceso.

Cabe mencionar que los gerentes deben entender su negocio e identificar herramientas digitales clave que les permitan capturar una ventaja competitiva y mantenerlos al frente de sus competidores.

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